JustAct : publier les modifications d’entreprise et d’ASBL en ligne

Introduction à JustAct et à la numérisation de la justice

Depuis le 13 septembre 2023, la Belgique a franchi une étape déterminante dans la modernisation de ses services publics avec le lancement de JustAct. Cette application, accessible via le portail numérique Just-on-web du SPF Justice, a été développée en étroite collaboration avec le SPF BOSA, le SPF Économie et la Fédération royale du notariat belge (Fednot). Elle remplace de manière définitive l'ancienne plateforme e-Greffe, désormais devenue obsolète.

Initialement conçue pour faciliter la création d'entreprises et d'associations, JustAct a rapidement prouvé son efficacité. Depuis son lancement, des milliers d'entrepreneurs ont pu constituer leur structure de manière 100 % numérique. À ce jour, ce sont plus de 40 000 actes de constitution qui ont été déposés par voie électronique, représentant ainsi 85 % des constitutions réalisées sous seing privé (ou sous signature privée) en Belgique. Fort de ce succès, le système s'élargit désormais pour englober tout le cycle de vie de l'entreprise, y compris les actes modificatifs et les procédures de dissolution.

La fin des lourdeurs du format papier au tribunal de l'entreprise

Jusqu'à cette nouvelle phase de numérisation, la gestion de la vie d'une entreprise ou d'une ASBL restait fortement ancrée dans le format papier. De nombreux entrepreneurs et administrateurs devaient encore se déplacer physiquement au greffe du tribunal de l'entreprise de leur arrondissement pour y déposer leurs actes.

Les chiffres sont parlants : au cours de l'année 2025, pas moins de 97 % des modifications de base - ce qui représente un volume de plus de 120 000 actes - ont encore été traitées sur papier. De même, les 7 400 actes de dissolution enregistrés l'ont été intégralement sous format papier. Ce processus administratif prenait non seulement beaucoup de temps, mais il était également source de nombreuses erreurs. Par exemple, le modèle de formulaire requis pour la publication au Moniteur belge comportait une multitude de formalités rigides. À la moindre erreur de saisie, ou si une signature était apposée au mauvais endroit, le greffe rejetait le dossier, et l'entrepreneur devait recommencer la procédure en soumettant un tout nouveau formulaire papier.

La numérisation via JustAct vient directement répondre à ces difficultés. En automatisant certains contrôles juridiques lors de la saisie, l'application limite considérablement les risques d'erreurs et de dossiers incomplets. Cela permet d'alléger drastiquement la charge de travail des greffes des tribunaux de l'entreprise ainsi que celle du Moniteur belge, tout en améliorant la fiabilité et la qualité des données publiées.

Quelles modifications peut-on désormais publier en ligne ?

Le grand apport de la mise à jour de JustAct réside dans la possibilité de gérer numériquement les modifications d'une entreprise ou d'une association. Cependant, les démarches autorisées dépendent de la forme juridique de votre entité.

Les modifications statutaires

Si vous dirigez une entité constituée par acte sous signature privée, JustAct vous permet de procéder à des modifications statutaires directement en ligne. Chaque année en Belgique, environ 8 000 entreprises et 4 000 ASBL recourent à ce type d'acte. Sont spécifiquement concernées : - Les associations sans but lucratif (ASBL). - Les sociétés en nom collectif (SNC). - Les sociétés en commandite (SComm). - Les groupements européens d'intérêt économique (GEIE).

Pour ces structures, vous pouvez utiliser l'application pour modifier la dénomination de l'entité, changer son objet social, prolonger sa durée ou encore modifier la date de l'assemblée générale ordinaire. Si vous souhaitez anticiper les frais liés à ces opérations, vous pouvez consulter la page dédiée pour savoir Combien coûte une modification de statuts en Belgique ?.

Les modifications non statutaires

L'application JustAct ne laisse pas de côté les sociétés constituées par acte authentique (notarié). Bien que les statuts d'une société à responsabilité limitée (SRL), d'une société anonyme (SA) ou d'une société coopérative (SC) nécessitent toujours l'intervention d'un notaire pour être modifiés, ces entités peuvent tout de même utiliser JustAct pour leurs modifications dites « non statutaires ».

Ces modifications non statutaires incluent notamment : - Le changement de mandats (par exemple, la nomination ou la démission d'un administrateur ou d'un gérant). - La modification des coordonnées de communication de la société. - Le transfert de siège social non statutaire. À ce sujet, découvrez en détail Combien coûte un transfert de siège social en Belgique ?.

La dissolution et la liquidation en voie de numérisation

Une autre nouveauté majeure de l'application est la prise en charge progressive de la dissolution. La fonctionnalité de dissolution et de liquidation pour les entreprises et associations créées sous seing privé (soit les ASBL, SNC, SComm et GEIE) est actuellement en phase pilote et en cours de déploiement progressif sur la plateforme.

En dématérialisant cette ultime étape du cycle de vie d'une personne morale, l'administration mettra progressivement fin au traitement 100 % papier qui prévalait jusqu'alors. Si vous avez des doutes sur la rédaction de l'acte de dissolution ou sur sa publication, vous avez toujours la possibilité de créer un dossier (gratuit) sur JuriUp pour être mis en relation avec un avocat expert en Droit des sociétés et associations.

Comment se déroule la procédure sur Just-on-web ?

Le dépôt des actes sur JustAct a été pensé pour suivre un cheminement intuitif étape par étape, afin de garantir une sécurité légale maximale sans exiger de connaissances juridiques poussées de la part de l'utilisateur.

La plateforme propose un parcours structuré en six grandes étapes : 1. Communication des données signalétiques : L'utilisateur renseigne les informations de base de l'entité concernée. 2. Assistance à la rédaction des actes : JustAct met à disposition des formulaires intelligents. Le citoyen peut ainsi préparer lui-même ses actes ou les statuts de son ASBL sur base de modèles officiels, et les adapter à ses besoins. Cette fonction garantit la cohérence des textes administratifs, ce qui s'avère particulièrement utile pour les petites associations. 3. Prévisualisation de la publication : Le système génère un aperçu du texte tel qu'il apparaîtra au Moniteur belge, permettant une ultime vérification. 4. Opérations de signature électronique : L'acte est signé de manière numérisée et parfaitement légale. 5. Paiement : Le règlement des frais de publication s'effectue directement en ligne. 6. Dossier électronique complet : Une fois la démarche finalisée, l'utilisateur dispose d'un dossier intégralement dématérialisé et consigné sur la plateforme.

L'accès à ces fonctionnalités requiert une authentification forte, que vous pouvez réaliser au moyen de votre carte d'identité électronique (eID), de l'application itsme ou du système européen eIDAS. Sur votre espace personnel, vous pouvez par ailleurs consulter à tout moment les dépôts effectués pour votre entité, ou encore gérer les procurations et les personnes habilitées à représenter votre société. L'application permet même de créer une ou plusieurs succursales d'une société étrangère en Belgique.

Vers un guichet unique et de futures évolutions

Avec JustAct, le SPF Justice poursuit sa transformation numérique et s'achemine vers la mise en place d'un véritable guichet numérique unique pour les entreprises. En accélérant les délais de traitement et en consolidant la confiance dans la vie économique belge, ce nouvel outil inclut également un renforcement des contrôles visant à prévenir la fraude et les abus.

Le processus de numérisation ne s'arrête pas là. Une prochaine phase de JustAct est d'ores et déjà en préparation par les autorités. Elle englobera des opérations juridiques plus complexes, telles que les fusions, les scissions et les transformations d'entreprises. Des interconnexions avec d'autres services publics sont également prévues, notamment pour permettre l'activation électronique automatique du numéro de TVA ou pour assurer une intégration fluide avec le registre des bénéficiaires effectifs (registre UBO).